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Eine Bereinigung durchführen

Stellen Sie sicher, dass sensitive Informationen entfernt werden und die Organisation Ihrer Datei bei der Durchführung der Funktion Engagement bereinigen beibehalten bleibt.

Beim Durchführen der Funktion Bereinigen können Sie folgende Informationen entfernen:

• Dokumente und angehängte Aufgaben (für die nicht Beibehalten festgelegt wurde)
• Historie und Meilensteine - Ereignisse
• Alle Aufgaben, die nicht an Dokumente angehängt sind.
• Alle temporären (.tmp) oder Backup (.bak) Dateien

Sie sollten die Funktion Bereinigen vor einem Jahreswechsel durchführen, um sicherzustellen, dass die Datei des nächsten Jahres nur notwendige Informationen beinhaltet.

Voraussetzungen:

• Ist die Datei geschützt, müssen Sie über das Bereinigen-Gruppenrecht verfügen.

Engagement bereinigen durchführen:

1. Öfffnen Sie in CaseWare die Datei, für die Sie die Funktion Engagement bereinigen durchführen möchten.
2. Wählen Sie im Menüband Engagement | Bereinigen. Der Assistent Engagement bereinigen wird angezeigt.
3. Wählen Sie im Willkommensdialog alle Elemente, die Sie beibehalten möchten. Bitte beachten Sie, dass Historie und Meilensteine als Beibehalten gekennzeichnet sind, auch wenn diese Option nicht aktiviert ist. Klicken Sie auf Weiter.
4. Eine Zusammenfassung der zu löschenden Elemente wird angezeigt. Klicken Sie auf Fertig stellen.
5. Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um Sie zu informieren, dass gelöschte Elemente nicht mehr wiederhergestellt werden können und nicht eingeschlossen werden, wenn Sie einen Saldenübertrag durchführen. Klicken Sie auf Ja , um Engagement bereinigen durchzuführen.

Die Elemente, die nicht zum Beibehalten ausgewählt sind, werden aus der Datei gelöscht. Sie können nun den Jahreswechsel durchführen.

Beibehalten

Sie können bestimmen, welche Elemente während der Bereinigung im Dokumentenmanager oder in der Aufgabenleiste erhalten bleiben sollen.

Dokumente oder Aufgaben während der Bereinigung beibehalten:

1. Führen Sie im Dokumentenmanager oder in der Aufgabenleiste einen rechten Mausklick auf der Spaltenüberschrift aus und wählen Sie Anzeigen | Beibehalten.
2. Die Spalte Beibehalten wird angezeigt. Wählen Sie die Elemente, die beibehalten werden sollen.

Die ausgewählten Dokumente und Aufgaben werden bei Durchführung der Funktion Bereinigen beibehalten.

Sie können auch Dokumente und Aufgaben individuell für die Beibehaltung kennzeichnen.

Individuelle Dokumente oder Aufgaben während der Bereinigung beibehalten:

1. Wählen Sie im Dokumentenmanager oder der Aufgabenleiste das beizubehaltende Element.
2. Wählen Sie im Menüband Dokument | Eigenschaften .
3. Auswahl von Beibehalten. Klicken Sie auf OK.

Das Dokument oder die Aufgabe wird bei Durchführung der Funktion Bereinigen beibehalten.

Nach Status Bereinigen filtern

Wenn Sie alle Dokumente einer Datei anzeigen lassen möchten, die bei der Bereinigung des Engagements beibehalten oder gelöscht werden, können Sie dem Dokumentenmanager einen Filter zuweisen.

Dokumente, die beim Bereinigen beibehalten werden, anzeigen:

• Klicken Sie im Menüband auf Ansicht | Filtern nach | Beibehalten.

Die beizubehaltenden Dokumente werden angezeigt.

Dokumente, die beim Bereinigen gelöscht werden, anzeigen:

• Klicken Sie im Menüband auf Ansicht | Filtern nach | Beim Bereinigen löschen.

Die zu löschenden Dokumente werden angezeigt.