Konsolidierungen mit SmartSync
Wir empfehlen dringend, vor der Erstellung einer Konsolidierung mit dem IT Consulting AuditSolutions der Audicon GmbH Kontakt aufzunehmen, um zusätzliche Empfehlungen und detaillierte Vorgehensweisen zu erhalten und zu besprechen.
Die Datei für die Konsolidierung vorbereiten
Die Konsolidierung kann entweder intern erfolgen, wobei eine Mandantendatei alle Einheiten in der Konsolidierungshierarchie enthält, oder extern, wobei jede Einheit als separate Mandantendatei erstellt wird und in eine Hauptkonsolidierungsmandantendatei konsolidiert wird. Eine Datei kann auch sowohl interne als auch externe Tochtereinheiten enthalten. Im Folgenden wird dieses Szenario jedoch als vollständig externe Konsolidierung betrachtet.
Interne Konsolidierungsmandantendateien werden von SmartSync genauso gehandhabt wie jede reguläre Mandantendatei. Beim Versetzen der Datei in den Offline-Modus oder Synchronisieren der Änderungen mit anderen Mitarbeitern muss nichts Besonderes beachtet werden.
Stellen Sie bei externen Konsolidierungen sicher, dass die übergeordnete Datei und die Tochterdateien auf einem Server und nicht auf der lokalen Workstation gespeichert werden, auf der die synchronisierten Kopien erstellt werden. Wenn die Dateien auf der lokalen Workstation anstatt auf einem Server gespeichert werden, nimmt CaseWare an, dass keine Offline-Kopien notwendig sind, und erstellt diese nicht. Wir empfehlen, dass Mandantendateien einer externen Einheit in demselben Verzeichnis gespeichert werden wie die Hauptkonsolidierungsmandantendatei. Dies ist jedoch keine Voraussetzung dafür, dass SmartSync funktioniert.
Stellen Sie vor dem Durchführen einer Konsolidierung sicher, dass Sie alle synchronisierten Kopien der externen Einheiten erhalten haben. Wenn Sie in einer Untereinheit arbeiten, ist es empfehlenswert, eine synchronisierte Kopie der Untereinheit zu erstellen, so dass die Datei der Untereinheit bei zukünftigen Konsolidierungen verwendet wird, ohne dass eine neue synchronisierte Kopie der Untereinheit erstellt werden muss.
Wenn Sie eine SmartSync Kopie einer konsolidierten übergeordneten Datei erstellen, kann der Benutzer Kopien der Untereinheiten erstellen. Wird dies nicht getan, gibt es folgende Möglichkeiten:
Synchronisierte Kopien externer Konsolidierungsmandantendateien erstellen
Beim Erstellen einer synchronisierten Kopie einer extern konsolidierten Datei werden auch synchronisierte Kopien aller externer Einheiten über den Webdienst erstellt.
Synchronisierte Kopien externer Einheiten sind für die Konsolidierung über den Webdienst erforderlich. Wird eine Konsolidierung durchgeführt, wenn eine synchronisierte Kopie einer externen Einheit fehlt, wird eine Benutzeraufforderung angezeigt:
- Bei Auswahl von Ja wird die synchronisierte Kopie der externen Einheit erstellt.
- Wird Nein ausgewählt, wird die Einheit ausgelassen.
Synchronisierte Kopien externer Einheiten erstellen
Besteht eine Verbindung zum SmartSync Webdienst, zeigt der Konsolidierungsdialog ein Symbol an, wenn in der synchronisierten Kopie einer konsolidierten Datei eine synchronisierte Kopie der externen Einheit fehlt. Das Symbol gibt an, dass die Einheit nicht für die Konsolidierung zur Verfügung steht, jedoch im Web verfügbar sein kann.
Das Kontextmenü für eine solche Einheit enthält den Befehl Synchronisierte Kopie erstellen, mit dem eine synchronisierte Kopie der Einheit über den Webdienst erstellt wird.
Erstellen Sie zum Hinzufügen einer neuen externen Einheit eine synchronisierte Kopie der externen Einheit, indem Sie die Datei auf dem Server publizieren und dann in einer synchronisierten Kopie der konsolidierten Datei eine Verknüpfung auf die synchronisierte Kopie der externen Datei erstellen. SmartSync löst den Pfad auf und verweist auf den korrekten Standort auf dem Server.
Wenn Sie beim Löschen der synchronisierten Kopie der konsolidierten Datei die synchronisierte Kopie einer externen Einheit löschen, werden die Ereignisse der synchronisierten Kopie der externen Einheit über den Webdienst übertragen, bevor die synchronisierte Kopie gelöscht wird.
Mit synchronisierten konsolidierten Dateien arbeiten
Greifen Sie auf synchronisierte konsolidierte Kopien im Online- oder Offline-Modus zu. Für eine erneute Konsolidierung ist es erforderlich, dass die synchronisierte Kopie der Hauptkonsolidierungsdatei online ist und mit der übergeordneten Hauptkonsolidierungsdatei der obersten Ebene auf dem Server verbunden ist.
Wenn Sie in der Registerkarte Engagement auf Konsolidieren klicken, wird versucht, eine Verbindung zur übergeordneten Datei der obersten Ebene herzustellen. Es wird eine Warnung angezeigt, wenn die übergeordnete Datei der obersten Ebene nicht verfügbar ist und die Konsolidierung fehlschlägt.
Importe in konsolidierte Dateien werden in synchronisierten Kopien im Offline-Modus deaktiviert.
Es kann jeweils nur ein Benutzer im Dialog Konsolidierung arbeiten. Wenn von einer zweiten synchronisierten Kopie aus versucht wird, den Dialog zu öffnen, sind die Inhalte schreibgeschützt.
Die Konsolidierung funktioniert, wenn eine synchronisierte Kopie einer Mandantendatei auf Ebene der Tochterfirmen nicht verfügbar ist. Der Konsolidierungsprozess geht auf den gespeicherten Serverpfad zurück, um eine Kopie der Tochterfirma zu suchen. Wird die Tochterfirma nicht gefunden, wird Folgendes angezeigt:
Einige der externen Dateien, die in dieser Konsolidierung verwendet werden, haben keine lokalen synchronisierten Kopien. Es wird empfohlen, synchronisierten Kopien zu erstellen, da dies eine verbesserte Geschwindigkeit zur Folge hat. Möchten Sie synchronisierte Kopien dieser Dateien erstellen?
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