Import von ASCII-Textdateien und Excel-Dateien

CaseWare kann Kontenplan & Hauptbuchsalden, Kontenfortschreibung oder Abschlussbuchungen aus ASCII Textdateien und Excel Dateien importieren. Der Import kann in Delimited oder Fester Länge erfolgen.

Import von ASCII-Textdateien
Import von Excel-Dateien
Erweiterte Spezifikationen

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Beschränkungen beim Import von ASCII- oder Excel-Dateien:

Maximale Excel-Datensatzlänge: 15000 Zeilen
Maximale Excel-Transaktionsbeträge: 4 Vorjahre
Maximale Journalquelltypen: 200
Ungültige Zeichen in Kontonummern werden automatisch ersetzt.
An doppelte Kontonummern wird _### angehängt, wobei ### einen Wert von 001 bis 999 repräsentiert.

Die folgende Tabelle beschreibt detailliert die Zeichenbeschränkungen von spezifischen Feldern in der Datei:

Feld	Zeichenbegrenzung
Kontenbezeichnung	50
Kontonummer, Abkürzung Einheit, Aufrisskontonummer	40
Zelle (Excel)	1024
Abteilung, Unterkontennummer	6
Buchungstext	280
Buchungsnummer	20
Buchungstyp, Falsche Darstellung	80
Erweiterte Kontenbezeichnung; Formel	510
Journalbezeichnung	35
Journalquelle	2
Steuerkennung	4

Import von ASCII-Textdateien

Sie können Mandantendaten aus ASCII Textdateien importieren. Wenn Sie mehr als eine Hauptgruppe von Komponenten importieren möchten, müssen Sie die Importe separat ausführen. Sie können sowohl aus Delimited Dateien als auch aus Dateien fester Länge importieren.

Daten aus einer ASCII Datei importieren:

Wählen Sie im Menüband Engagement | Importieren | ASCII Textdatei. Der Assistent ASCII Textdatei Import erscheint.

Wählen Sie auf der Willkommensseite die geeigneten Optionen für Ihren Import:

Option	Beschreibung
Zu importierende Komponenten	Auswahl Kontenplan & Hauptbuchsalden, Kontenfortschreibung oder Abschlussbuchungen für den Import.
ASCII Datei für den Import	Navigieren Sie zur ASCII Datei, die Sie importieren möchten.
Datensatzbeschreibung	Lokalisieren Sie ggf. eine Datensatzbeschreibung, wenn Sie Einstellungen aus einem früheren Import verwenden möchten.
Periode für den Import von Periodensalden	Wählen Sie die Periode, die den Kontensalden entspricht. Diese Optionen zur Berichtsperiode werden in den Mandantenstammdaten.

Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie im Dialog Dateityp Delimited oder Feste Länge. Eine Auswahl wird automatisch basierend auf den Daten innerhalb der Datei vorgenommen. Klicken Sie auf Weiter.
1. Für Dateien mit fester Länge wird im Dialog Datensatzlänge angegeben und die automatisch berechnete Datensatzlänge angezeigt Ggf. können Sie die Datensatzlänge und das Layout anpassen. Klicken Sie auf Weiter.
2. Im Dialog Feldtrenner definieren können Sie die Begrenzungen für jedes Feld in der Datei festlegen. Angenommene Begrenzungen werden automatisch gesetzt, Sie können sie aber bei Bedarf ändern. Klicken Sie auf Weiter.
3. Beim Import von Abschlussbuchungen geben Sie die Standardeigenschaften für Ihre Einträge ein. Diese Eigenschaften werden für den Import von Einträgen verwendet, bis etwas anderes festgelegt wird. Klicken Sie auf Weiter.
Im Dialog Dateneigenschaften definieren wählen Sie das Trennzeichen für die Begrenzung zwischen den Feldern und die auszuschließenden Zeilen. Wählen Sie das Texteinschlusszeichen, das beim Import ignoriert wird. Klicken Sie auf Weiter.
1. Beim Import von Abschlussbuchungen aus Delimited Dateien, geben Sie die Standardeigenschaften für Ihre Einträge ein. Diese Eigenschaften werden für den Import von Einträgen verwendet, bis etwas anderes festgelegt wird. Klicken Sie auf Weiter.
Definieren Sie auf der Seite Felddetails die Spalten der Datei. Klicken Sie oberhalb der Spalte, die Sie definieren möchten, auf Ignorierenund wählen anschließend die passende Überschrift. Sie müssen eine Spalte als Spalte Kontonummer festlegen, um fortfahren zu können. Wenn Sie eine Spalte als Saldo definieren, können Sie bestimmen, ob die Spalte Haben- oder Soll-Felder oder beides beinhalten soll. Klicken Sie auf Weiter.
In der Registerkarte Erweiterte Spezifikationen können Sie weitere Optionen für den Import der Datei in CaseWare eingeben.
Bestätigen Sie, welche Konten zur Datei hinzugefügt werden. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Zurück und aktualisieren Sie entsprechend. Andernfalls klicken Sie auf Weiter.
Sie haben den Import-Assistenten vollständig ausgefüllt. Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen zum Layout, die Sie im Assistenten gewählt haben, speichern und beim nächsten Import erneut verwenden. Um den Import-Assistenten zu beenden, klicken Sie auf Importieren.

Die Daten werden in Ihre CaseWare Datei importiert.

Import von Excel-Dateien

Sie können Mandantendaten aus Excel Dateien importieren. Wenn Sie mehr als eine Hauptgruppe von Komponenten importieren möchten, müssen Sie die Importe separat ausführen.

Daten aus einer Excel Datei importieren:

Wählen Sie im Menüband Engagement | Importieren | Excel Datei.... Der Assistent Import einer Excel-Datei erscheint.

Wählen Sie auf der Willkommensseite die geeigneten Optionen für Ihren Import:

Option	Beschreibung
Zu importierende Komponenten	Auswahl Kontenplan & Hauptbuchsalden, Kontenfortschreibung oder Abschlussbuchungen für den Import.
Excel Datei für den Import	Navigieren Sie zur Excel Datei, die Sie importieren möchten.
Auswahl Tabellenblatt	Wählen Sie die Arbeitsmappe mit den Komponenten, die Sie importieren möchten.
Datensatzbeschreibung	Lokalisieren Sie ggf. eine Datensatzbeschreibung, wenn Sie Einstellungen aus einem früheren Import verwenden möchten.
Periode für den Import von Periodensalden	Wählen Sie die Periode, die den Kontensalden entspricht. Diese Optionen zur Berichtsperiode werden in den Mandantenstammdaten.

Klicken Sie auf Weiter.

Im Dialog Dateneigenschaften definieren wählen Sie das Trennzeichen für die Begrenzung zwischen den Feldern und die auszuschließenden Zeilen. Wählen Sie das Texteinschlusszeichen, das beim Import ignoriert wird. Klicken Sie auf Weiter.
Beim Import von Abschlussbuchungen geben Sie die Standardeigenschaften für Ihre Einträge ein. Diese Eigenschaften werden für den Import von Einträgen verwendet, bis etwas anderes festgelegt wird. Klicken Sie auf Weiter.
Definieren Sie auf der Seite Felddetails die Spalten der Arbeitsmappe. Klicken Sie oberhalb der Spalte, die Sie definieren möchten, auf Ignorierenund wählen anschließend die passende Überschrift. Sie müssen eine Spalte als Spalte Kontonummer festlegen, um fortfahren zu können. Wenn Sie eine Spalte als Saldo definieren, können Sie bestimmen, ob die Spalte Haben- oder Soll-Felder oder beides beinhalten soll. Klicken Sie auf Weiter.
In der Registerkarte Erweiterte Spezifikationen können Sie weitere Optionen für den Import der Datei in CaseWare eingeben.
Bestätigen Sie, welche Konten zur Datei hinzugefügt werden. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Zurück und aktualisieren Sie entsprechend. Andernfalls klicken Sie auf Weiter.
Sie haben den Import-Assistenten vollständig ausgefüllt. Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen zum Layout, die Sie im Assistenten gewählt haben, speichern und beim nächsten Import erneut verwenden. Um den Import-Assistenten zu beenden, klicken Sie auf Importieren.

Die Daten werden in Ihre CaseWare Datei importiert.

Erweiterte Spezifikationen

Im Bereich Erweiterte Spezifikationen können Sie die Ländereinstellungen (Region) sowie die Einstellungen Datei für den Import festlegen. Die Erweiterten Spezifikationen ändern sich in Abhängigkeit von den importierten Komponenten.

Kontenplan und Hauptbuchsalden
Kontenfortschreibung
Abschlussbuchungen

Kontenplan und Hauptbuchsalden

Option	Beschreibung
Standard Kontotyp	Wählen Sie den Standard Kontotyp, den Sie den Konten zuordnen möchten.
Salden akkumulieren	Wählen Sie diese Option, um die Summen jedes Kontos innerhalb von mehreren Zeilen in der ASCII- oder Excel-Datei zu kombinieren. Gibt es vor dem Import einen vorhandenen Saldo für das Konto, wird dieser überschrieben. Diese Option gilt für Vorjahres-, Budget- und Prognosesalden sowie aktuelle Salden.
Salden der importierten Periode(n) löschen	Wählen Sie diese Option, um die Periodensalden für alle vorhandenen Finanzkonten in importierten Daten zu löschen. Standardmäßig löscht diese Option nur Salden von Einheiten, die in den aktuellen Import eingeschlossen wurden, andere Einheiten sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie: Wird diese Option zusammen mit der Option Importierte Salden sind Abschlusssalden gewählt, werden nur die Salden der importierten Periode gelöscht (z. B. werden Vorjahressalden ignoriert). Wird diese Option zusammen mit der Option Importierte Salden sind Abschlusssalden gewählt und scheint der Abschlusssaldo in der HÜ nicht korrekt zu sein, stellen Sie sicher, dass Sie die Eröffnungs- und Periodensalden im Dialog Felddetails angegeben haben. Wenn Sie diese Option einer bestimmten Einheit zuweisen möchten, sollten die Importdaten mindestens ein Konto der spezifischen Einheit enthalten.
Salden runden	Wählen Sie diese Option, um die Salden in der HÜ beim Import zu runden. Klicken Sie auf Einstellungen, um den Rundungstyp sowie die Konten anzugeben, auf die die Rundungseinstellungen angewendet werden sollen.
Import	Alle Konten: Importiert alle Konten, auch die Konten mit Nullsalden. Konten mit Nicht-Nullsalden: Importiert alle Konten, die einen Saldo ungleich Null während einer spezifischen Periode haben. Konten mit Eröffnungssalden/Periodensalden: Importiert alle Konten, deren Eröffnungssaldo nicht Null ergibt oder die über Transaktionen innerhalb der angegebenen Periode verfügen. Geben Sie die Periode an, aus der Konten importiert werden sollen: Aktuelles Jahr N-1 N-2 N-3 N-4
Währungsformat aus Ländereinstellungen übernehmen	Um die Ländereinstellungen zu übersteuern, deaktivieren Sie diese Option und wählen Sie anschließend die Formate. Wenn Sie die Ländereinstellungen verwenden und in einer Region arbeiten, die ein Dezimaltrennzeichen (,) verwendet, beachten Sie bitte, dass ein eingegebener Punkt (.) auf der numerischen Tastatur als Komma (,) auf dem Bildschirm interpretiert wird.
Dezimaltrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Tausendertrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Von DOS-Datei in Windows-Datei umwandeln	Wählen Sie diese Option nur, wenn die ASCII- oder Excel-Datei zuvor aus einer DOS-basierten Anwendung exportiert wurde. Diese Option passt automatisch jedes Sonderzeichen zwischen DOS und Windows Formaten an.
Saldentyp	Wählen Sie den zu importierenden Saldentyp aus Saldo, Budget oder Prognose von den 5 Vorjahren (oder zukünftigen 5 Prognosejahren).
Positive Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von positiven Werten.
Negative Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von negativen Werten.
Importierte Salden sind Abschlusssalden	Wählen Sie diese Option, wenn es sich bei den zu importierenden Salden nur um Abschlusssalden handelt.
Salden beinhalten Abschlussbuchungen	Wählen Sie diese Option beim Import von Abschlussbeträgen, um sicherzustellen, dass alle vorhandenen Abschlussbuchungen in der Datei mit einbezogen werden, wenn Periodenbeträge berechnet werden müssen.
Abschlusssalden für Folgeperioden importieren	Wählen Sie diese Option, wenn Sie Abschlusssalden für einen Periodenbereich in der aktuellen Periode importieren und Sie Buchungen nicht so umkehren wollen, dass diese den Abschlusssalden von Folgeperioden hinzugefügt werden. Wenn Sie diese Option auswählen und der Import in eine leere Datei erfolgt, haben alle Folgeperioden denselben Abschlusssaldo wie die zuletzt importierte Periode.
Nur Bilanzkonten haben Abschlusssalden	Wählen Sie diese Option, wenn nur die Bilanzkontonummern über Abschlusssalden verfügen und alle anderen Konten nach den zuvor getroffenen Einstellungen importiert werden sollen.
Umkehr des Periodenabschlusses von Gewinnvortragskonto	Auswahl in den folgenden Situationen: Bei jedem nicht konsolidierten Mandanten. bei einem konsolidierten Mandanten, wenn die Option Abkürzung Einheit in der Registerkarte Erweitert \| Einheit für die Erstellung der Einheit verwendet wurde. In diesem Fall geht CaseWare davon aus, dass sich das Gewinnvortragskonto in der obersten Einheit befindet. Bei einem konsolidierten Mandanten, wenn die Option Abteilung in der Registerkarte Erweitert \| Einheit für die Zuordnung der Einheit verwendet wurde. In diesem Fall geht CaseWare davon aus, dass das Gewinnvortragskonto sich in der übergeordneten Einheit der ausgewählten Niederlassung für den Import befindet. Beim Import von Perioden, in denen die GuV-Konten bereits geschlossen und auf das Gewinnvortragskonto übertragen wurden, kann diese Option verwendet werden, um den Betrag für die Vorperioden aus dem Gewinnvortragskonto herauszurechnen. Der Periodenbetrag für die GuV-Konten importieren für jede Periode, während die Bilanzkontenbeträge als Abschlusssalden importiert werden. CaseWare berechnet den Betrag und passt das Gewinnvortragskonto entsprechend an.
Gewinnvortrag	Geben Sie die Kontonummer des Kontos Gewinn-/Verlustvortrag ein, das für die Umkehr der Beträge verwendet werden soll.

Kontenfortschreibung

Option	Beschreibung
Eröffnungssalden löschen	Abschluss: Wählen Sie dieses Kontrollkästchen, um die Eröffnungssalden von Abschlusskonten zu löschen. Cash Flow: Wählen Sie dieses Kontrollkästchen, um die Eröffnungssalden von Kapitalflussrechnungskonten zu löschen. Statistik: Wählen Sie dieses Kontrollkästchen, um die Eröffnungssalden von Statistikkonten zu löschen.
Journale der Quelldatei löschen	Abschluss: Die vorhandenen Finanzeinträge werden mit den importierten Daten überschrieben. Cash Flow: Die vorhandenen Cash-Flow-Einträge werden mit den importierten Daten überschrieben. Statistik: Die vorhandenen Statistikeinträge werden mit den importierten Daten überschrieben.
Währungsformat aus Ländereinstellungen übernehmen	Um die Ländereinstellungen zu übersteuern, deaktivieren Sie diese Option und wählen Sie anschließend die Formate. Wenn Sie die Ländereinstellungen verwenden und in einer Region arbeiten, die ein Dezimaltrennzeichen (,) verwendet, beachten Sie bitte, dass ein eingegebener Punkt (.) auf der numerischen Tastatur als Komma (,) auf dem Bildschirm interpretiert wird.
Dezimaltrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Tausendertrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Positive Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von positiven Werten.
Negative Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von negativen Werten.
Von DOS-Datei in Windows-Datei umwandeln	Wählen Sie diese Option nur, wenn die ASCII- oder Excel-Datei zuvor aus einer DOS-basierten Anwendung exportiert wurde. Diese Option passt automatisch jedes Sonderzeichen zwischen DOS und Windows Formaten an.

Abschlussbuchungen

Option	Beschreibung
Währungsformat aus Ländereinstellungen übernehmen	Um die Ländereinstellungen zu übersteuern, deaktivieren Sie diese Option und wählen Sie anschließend die Formate. Wenn Sie die Ländereinstellungen verwenden und in einer Region arbeiten, die ein Dezimaltrennzeichen (,) verwendet, beachten Sie bitte, dass ein eingegebener Punkt (.) auf der numerischen Tastatur als Komma (,) auf dem Bildschirm interpretiert wird.
Dezimaltrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Tausendertrennzeichen	Wählen Sie entweder den Punkt (.) oder das Komma (,) als Trennzeichen.
Positive Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von positiven Werten.
Negative Werte	(Optional) Spezielles Symbol für die Kennzeichnung von negativen Werten.
Von DOS-Datei in Windows-Datei umwandeln	Wählen Sie diese Option nur, wenn die ASCII- oder Excel-Datei zuvor aus einer DOS-basierten Anwendung exportiert wurde. Diese Option passt automatisch jedes Sonderzeichen zwischen DOS und Windows Formaten an.
Zuvor importierte Abschlussbuchungen löschen	Wählen Sie diese Option, um zuvor importierte Abschlussbuchungen aus der Zieldatei zu löschen.
Buchungsbeträge akkumulieren	Mit dieser Option können Sie die Buchungsbeträge zwischen den importierten Daten und vorhandenen Daten in der Zieldatei akkumulieren.