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Konsolidierungen in SmartSync

Wir empfehlen dringend, vor der Erstellung einer Konsolidierung mit dem IT Consulting AuditSolutions der Audicon GmbH Kontakt aufzunehmen, um zusätzliche Empfehlungen und detaillierte Vorgehensweisen zu erhalten und zu besprechen.

Die Konsolidierung kann entweder intern erfolgen, wobei eine Mandantendatei alle Einheiten in der Konsolidierungshierarchie enthält, oder extern, wobei jede Einheit als separate CaseWare Datei erstellt wird und in eine Hauptkonsolidierungsmandantendatei konsolidiert wird.

  • Echtzeit-Konsolidierungen (intern) werden von SmartSync genauso gehandhabt, wie jede reguläre Mandantendatei. Beim Versetzen der Datei in den Offline-Modus oder Synchronisieren der Änderungen mit anderen Mitarbeitern muss nichts Besonderes beachtet werden.
  • Stellen Sie für Batch-Konsolidierungen (extern) sichter, dass die übergeordneten und untergeordneten Dateien auf einem Server (vorzugsweise der Server mit der Haupt-Konsolidierungsdatei) gespeichert sind, und nicht auf der lokalen Arbeitsstation, auf der Sie die synchronisierten Kopien erstellen. Wenn Sie die Dateien auf der lokalen Arbeitsstation speichern und nicht auf dem Server, erstellt CaseWare keine Offline-Dateien.

Bevor Sie eine Konsolidierung durchführen, überprüfen Sie, ob Sie alle synchronisierten Kopien der externen Einheiten erhalten. Sollten Sie in einer untergeordneten Einheit arbeiten, empfehlen wir Ihnen, eine synchronisierte Kopie der untergeordneten Einheit zu erstellen, so dass bei Durchführung einer zukünftigen Konsolidierung die Datei der untergeordneten Einheit verwendet wird und keine neue synchronisierte Kopie erstellt wird.

Führen Sie für eine extern konsolidierte Datei die folgenden Schritte aus, um mit der Arbeit in einer lokalen Offline-Kopie der Dateien der externen Einheit zu beginnen.

Synchronisierte Kopien einer externen Konsolidierung erstellen:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Hauptkonsolidierungsdatei auf dem Server vollständig konsolidiert und aktualisiert ist. Wählen Sie im Menüband Engagement | Konsolidieren | Zuweisen. Klicken Sie auf OK.
  2. Wählen Sie im Menüband SmartSync | Synchronisierte Kopie erstellen.
  3. Nach Erstellung der synchronisierten Kopie wählen Sie SmartSync | Offline arbeiten.

Es wird eine synchronisierte Kopie der Hauptkonsolidierungsdatei erstellt. Eine Meldung wird angezeigt, die Sie dazu auffordert, synchronisierte Kopien für jede externe Einheitendatei zu erstellen. Klicken Sie auf Ja, um die synchronisierten Kopien zu erstellen. Sie können in diesen synchronisierten Kopien entweder Online oder Offline arbeiten, es wird aber ein Online-Status für die übergeordnete Datei benötigt, wenn Sie erneut konsolidieren möchten.

Bitte beachten Sie:

  • Verfügt eine externe Einheit nicht über eine synchronisierte Kopie, wird ein Symbol Warnung auf der Einheit im Dialog Konsolidierung angezeigt. Sie können die Einheit nicht konsolidieren, bis Sie eine synchronisierte Kopie erstellen. Sie können diese Aktion nach einem rechten Mausklick auf das Symbol Warnung durchführen.
  • Erstellen Sie zum Hinzufügen einer neuen externen Einheit eine synchronisierte Kopie, indem Sie die Datei auf dem Server publizieren und dann in einer synchronisierten Kopie der konsolidierten Datei eine Verknüpfung auf die synchronisierte Kopie der externen Datei erstellen. SmartSync löst automatisch den Pfad auf und verweist auf den korrekten Standort auf dem Server.

Eine externe Konsolidierung in einem SmartSync Environment durchführen:

  1. Stellen Sie sicher, dass die übergeordneten Kopien der Einheit der obersten Ebene und der externen Tochterfirmen auf dem Dateiserver gespeichert sind, während die synchronisierten Kopien lokal auf der Arbeitsstation jedes Anwenders gespeichert sind.
  2. Wählen Sie im Menüband Engagement | Konsolidieren.
  3. Klicken Sie im Dialog Konsolidierung auf OK.

Es werden die übergeordneten Kopien auf synchronisierte Kopien geprüft, die für die konsolidierte Datei der obersten Ebene und für jede Tochterfirma vorhanden sind.

  • Existieren synchronisierte Kopien werden die Daten daraus synchronisiert.
  • Wenn keine synchronisierte Kopie vorhanden ist, werden die Daten von der Kopie der übergeordneten Datei auf den verwendeten Dateiserver übertragen.

Die Konsolidierung erfolgt lokal auf der Ebene der synchronisierten Kopie. CaseWare Dateien, die auf Cloud oder einem SmartSync Server gehostet werden, können als Einheiten auf dieselbe Art und Weise in einer Konsolidierung verwendet werden, wie eine Datei, die auf dem Dateiserver gehostet wird.

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