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Wie werden Dateien synchronisiert?

Die Dateisynchronisierung arbeitet im Hintergrund und erfordert nur geringe Eingriffe des Anwenders. Wenn Sie eine synchronisierte Kopie der übergeordneten Datei der obersten Ebene erstellen, wird die gesamte Datei auf Ihre lokale Festplatte kopiert. Ein verborgener Synchronisierungsordner wird ebenfalls auf Ihrer lokalen Festplatte im Ordner der Mandantendatei erstellt, um SmartSync Informationen zu verfolgen und Änderungen aufzuzeichnen.

Alle Aktualisierungen, die Sie an Ihrer lokalen Kopie vornehmen, werden dann in diesem Synchronisierungsordner gespeichert. Damit SmartSync Informationen übertragen bzw. Synchronisierungen ausführen kann, ist Zugriff auf den Ordner der übergeordnete Datei der obersten Ebene erforderlich. Während der Synchronisierung werden nur die Änderungen an der Datei (die im Synchronisierungsordner gespeichert werden) in den Synchronisierungsordner der übergeordneten Datei der obersten Ebene übertragen. Bei der Synchronisierung handelt es sich um einen wechselseitigen Datenaustausch: Sie können nicht nur Änderungen an die übergeordnete Datei senden, Sie können auch Änderungen empfangen, die die übergeordnete Datei bereits von anderen synchronisierten Kopien empfangen hat. Bei diesem Prozess muss die übergeordnete Datei der obersten Ebene nicht geöffnet sein. Sie brauchen lediglich Zugriff auf die übergeordnete Datei der obersten Ebene.

Hinweis: Externe Dateien, die einem Verzeichnis einer untergeordneten Kopie hinzugefügt wurden, werden nicht automatisch synchronisiert. Diese Dateien müssen dem Dokumentenmanager hinzugefügt werden, damit sie synchronisiert werden.

Wenn synchronisierte Kopien online bearbeitet werden (d. h., es besteht Kommunikation zur übergeordneten Datei), werden diese Änderungen in Echtzeit synchronisiert, ohne dass eine manuelle Aktion erforderlich ist. Mitarbeiter können auch offline arbeiten und somit Ihre Änderungen für einige Zeit lokal speichern, bevor die Synchronisierung mit der übergeordneten Datei erfolgt.

Hinweis: Anwender, die mit SmartSync Dateien arbeiten, müssen dieselbe CaseWare SmartSync Version verwenden. Diese Begrenzung besteht, um zu vermeiden, dass Anwender eine Datei mit einer älteren Version öffnen, da dabei Fehler mit der Datei auftreten können.