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Konsolidierungsmethoden

Wir empfehlen dringend, vor der Erstellung einer Konsolidierung mit dem IT Consulting AuditSolutions der Audicon GmbH Kontakt aufzunehmen, um zusätzliche Empfehlungen und detaillierte Vorgehensweisen zu erhalten und zu besprechen.

Wählen Sie hier die Art, wie Daten aus den Tochtergesellschaften und Abteilungen in den Mutterkonzern konsolidiert werden sollen. Es gibt 3 Arten der Konsolidierung in CaseWare:

Echtzeit-Konsolidierung (intern)

Die Konsolidierung kann innerhalb einer Datei auf verschiedenen Ebenen durchgeführt und in Echtzeit aktualisiert werden. Da sie intern gespeichert sind, werden Änderungen, die in Tochtergesellschaften oder Abteilungen vorgenommen wurden, sofort reflektiert. Dies ist eine Echtzeit-Konsolidierung.

Vorteile	Nachteile
- erlaubt Einträge der Kontenfortschreibung	- der Anwender muss ein Sign Out/Check Out durchführen, um an einer Einheit zu arbeiten (kopiert die gesamte Datei)
- erleichtert Monats- und Quartalsabschlüsse, da alle weiteren Buchungsdetails beibehalten werden	- für sehr große interne Konsolidierungsdateien besteht ein größeres Risiko, die allgemeine Begrenzung von 2 GB für beliebige Dateien, aus denen die Mandantendatei besteht (z. B. .dbf, .fpt, .cdx), zu überschreiten
- nur eine Datei muss beibehalten werden	- da untergeordnete Einheiten ihre eigenen separaten Arbeitspapiere benötigen (d. h. separate Engagements), kann der Dokumentenmanager der internen konsolidierten Datei unübersichtlich werden

Batch-Konsolidierung (extern)

CaseWare erstellt eine Verknüpfung der Konsolidierungsdatei zu den extern gespeicherten Mandantendateien. Dies ist empfehlenswert, wenn die Daten für die zusammengeführten Einheiten auf verschiedenen Rechnern und Netzwerken eingegeben und aktualisiert werden. Sobald die individuellen Mandantendateien vollständig sind, werden die Einheiten in eine Datei konsolidiert.

Vorteile	Nachteile
- erleichtert den Remote-Zugriff auf einzelne Einheiten, indem Anwender die Möglichkeit haben, außerhalb des Büros an Einheiten zu arbeiten	- viele Mandantendateien müssen verwaltet und nachverfolgt werden
- Prüfungsplanungsprozess und Arbeitspapiere: →Prüfungsplanung und Dokumentation für eine Gruppe von zusammengehörigen Einheiten kann in einer einzelnen konsolidierten Datei abgelegt werden →jede externe Einheit enthält ihre eigene Prüfungsplanung und ihre eigenen Arbeitspapiere	- beim Durchführen eines Sign Out kann es erforderlich sein, dass der Anwender die Verbindung der Dateipfade zu allen externen Dateien erneut herstellen muss
- Einfacher zu verwalten, wenn für jede Einheit eine separate Berichterstellung erforderlich ist	- detaillierte Hauptbuchtransaktionen werden in der konsolidierten Datei nicht verwaltet; sie können nur über den externen Mandanten angezeigt werden

Vorteile

Nachteile

- erleichtert den Remote-Zugriff auf einzelne Einheiten, indem Anwender die Möglichkeit haben, außerhalb des Büros an Einheiten zu arbeiten

- viele Mandantendateien müssen verwaltet und nachverfolgt werden

- Prüfungsplanungsprozess und Arbeitspapiere:

→Prüfungsplanung und Dokumentation für eine Gruppe von zusammengehörigen Einheiten kann in einer einzelnen konsolidierten Datei abgelegt werden
→jede externe Einheit enthält ihre eigene Prüfungsplanung und ihre eigenen Arbeitspapiere

- beim Durchführen eines Sign Out kann es erforderlich sein, dass der Anwender die Verbindung der Dateipfade zu allen externen Dateien erneut herstellen muss

- Einfacher zu verwalten, wenn für jede Einheit eine separate Berichterstellung erforderlich ist

- detaillierte Hauptbuchtransaktionen werden in der konsolidierten Datei nicht verwaltet; sie können nur über den externen Mandanten angezeigt werden

Batch-Dateien und Echtzeitdateien kombinieren

Sollten es die Umstände erfordern, haben Sie die Möglichkeit, eine Datei zu konsolidieren, die eine Mischung aus Echtzeit- und Batchdateien ist. Die Verwaltung und Nachverfolgung von Dateien ist jedoch einfacher, wenn nur eine Methode verwendet wird.

Wird eine Kombination der Methoden verwendet, sollte das Konvertieren einer externen Einheit in eine interne Einheit vermieden werden.

Wenn beispielsweise eine Mandantendatei einer externen Einheit, die Buchungen enthält, zu einer konsolidierten Datei hinzugefügt wird, werden die Buchungen als Periodensalden übernommen. Wird diese externe Einheit in eine interne Einheit konvertiert und gibt es interne Einheiten mit Buchungen, haben Sie entweder nur Zugriff auf diese Buchungen oder nur auf die Periodensalden, jedoch nie auf beides.

Hinweise

Interne Konsolidierungen sind besser geeignet für eine Konsolidierung, die aus einer juristischen Einheit mit Abteilungen, Bereichen, Fonds etc. besteht und nicht aus einer Gruppe von Unternehmen.
Umfasst die Einheitenstruktur extern abgelegte Mandanten, müssen diese - jedes Mal, wenn eine Konsolidierung durchgeführt wird - physikalisch im angegebenen Dateipfad vorhanden sein.
Externe Konsolidierungen eignen sich für eine Gruppe von Unternehmen, wobei jedes Unternehmen ein separates Engagement benötigt.
Interne und externe Konsolidierungen sind mit SmartSync kompatibel, sogar in synchronisierten untergeordneten Dateien. Möchten Sie die Konsolidierungsstruktur jedoch ändern oder eine erneute Konsolidierung durchführen, muss eine Online-Verbindung zur übergeordneten Datei bestehen.

Beispiele

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine konsolidierte Datei mit zwei Tochtergesellschaften. Dieses Beispiel bleibt unbeeinflusst davon, ob die Datensätze der Tochtergesellschaften intern oder in externen Mandantendateien gespeichert sind.

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine konsolidierte Datei mit Tochtergesellschaften und Abteilungen. Dieses Beispiel bleibt unbeeinflusst davon, ob die Datensätze der Tochtergesellschaften intern oder in externen Mandantendateien gespeichert sind.